高機能ASPメール配信システム

今回はメール配信を実践していく中での注意点について2回にわたってご案内していきます。メール配信を実践するにあたり注意しなければいけない基本的なこととして必ずおさえておきたいことを中心にご案内し、次回にはもっと細かなコツや工夫にあたることについてご案内していく予定です。

自社の顧客リストに対しメール配信を行う場合でもそうですが、相手の了解なくメールを送ってしまうとスパムメールの一種とみなされてしまいます。ですので、メールを送るときは事前に相手からメールを配信することに対しての了解（パーミッション）を得ておかなければいけません。Web上のフォームで会員登録を受け付ける場合ならば必ず会員規約を記載しておき、登録ボタンに“規約に同意して申し込む”といった記載をしておくのが一般的ですが、ネットアンケートやキャンペーン応募と同時にメール会員への登録を促す場合はメール配信の可否を設問の中に用意しておくとか、メールを送る旨を明記しておくようにします。

また、一方ではいつでも会員情報の変更と配信の解除が行えるようにしておく必要もあります。こちらは配信するメールの末尾やフッターに変更と解除の手続きが行えるフォームのURLを記載するようにします。さらにメールマガジンに関するお問い合わせ窓口を準備する必要もありますので、連絡先をWebサイトやメールコンテンツ内に必ず記載しておきます。これらはメールアドレスをはじめとする個人情報を取り扱う事業者として最低限守らなければいけないルールでもありますので必ず必要です。

テキストメールの配信に関して最低限抑えておきたいことが何点かありますので、まずはそれらをご案内します。まず件名ですが、受け取る側のメーラーにもよりますが受信箱の一覧に表示させたときに件名が途中で切れてしまわないようにするなども考慮し全角２０〜４０文字程度にするのが適当で、長く詳しい説明をしている件名よりも簡潔でインパクトのある件名にする方がかえって開封してもらえる可能性が高いものなのです。次は本文ですが、罫線などで見やすくしたつもりが実際に配信してみると段ズレなどがおこってしまったなどということがないようにしなければいけません。そのためには一般的なメーラーの折り返しが入る全角３５〜３６文字で原稿も改行を入れておき、フォントも等幅フォント（MSゴシックなど）を使うようにします。

また、メールのフッターには必ず企業名と連絡先を明記することも忘れてはいけません。HTMLメールでは受け取る側のメーラーの受信設定により画像が表示されないことがあります。また、HTMLメールは受け取らないというポリシーの方も中にはいらっしゃいますのでHTMLメールを送ることを想定しているならば入会時にHTMLメールを受け取るかを確認しておき、それと同時に受け取るための設定方法もアナウンスしておくと良いでしょう。

携帯電話にメールを送る場合は特別な配慮が必要となります。ひとつは文字数の制限で、これは受け取る側のキャリアや機種、申込んでいるサービス内容にもよりますが、ドコモ端末だと全角２５０文字を超えた分のコンテンツが切れてしまったり、分割されて配信されるということがありますのでこの文字数に抑えるほうが確実ではありますが、最近ではたくさんの文字数に対応している端末も多くなっていますので必ずしもそうしなければいけないというわけではありません。どちらにしてもコンテンツが長すぎるのは携帯の場合読み辛くなってしまうので、できるだけ必要な情報を凝縮してまとめたほうが良いでしょう。ちなみに改行は端末側の設定により表示文字数が変更できるためPCのようにある一定の文字数で区切る必要はありません。最後に、携帯の場合は少し古い機種だとSSL通信（Secure Socket Layer※）に対応していないものがありますので会員変更のフォームなどを利用できない場合があります。対策として別途で変更などを受け付けるような窓口を準備するのと、会員規約にはその旨記載しておきます。

※Netscape Communications社が開発したWebブラウザとサーバ間の通信を暗号化するプロトコル。

配信業務を行う場合に最も気をつけないといけないのは誤って配信してしまうことですが、これを防止するためにぜひとも実践していただきたいことが２つあります。ひとつは必ず本番配信する前にテストで関係者に向けて配信をすることで、これはコンテンツチェックの意味合いにおいてもぜひ行ってください。もうひとつは配信タイミングを十分時間に余裕をもった予約設定にするということです。即時配信でも予約配信でも同じメール配信をすることには変わりはありませんが、どんなにしっかり確認したつもりでも後から間違いがあったことを思い出したりするもので、即時配信にしてしまうと取り返しがつきませんし気持ち的な余裕を持つ意味合いでも予約での配信を心がけることをお勧めします。

また、配信業務以外でも行わないといけないのがデータのクリーニングで、基本的にはエラーアドレスの配信停止処理、解除者のデータ削除などを行わなければいけません。私たちが提供しているようなメール配信のシステムを利用していればシステムが自動的にエラーアドレスを配信停止にしてくれたり、エラーの内容も特定してくれたりしますのでそれほど作業をする必要はありませんが、エラーアドレスは放置するとエラーメールがサーバへ大量に押し寄せてしまいサーバに負荷をかけてしまうことになりますのでこまめにメンテナンスを行いたいものです。