高機能ASPメール配信システム

今回から始まる3回のシリーズ「メールマーケティングをはじめるための心得」ではメールマーケティングを行う上で具体的に何をしなければいけないかといったより実践的な内容をご案内していきたいと思います。今回は、タイトルにもありますようにメールマーケティングを始めるにあたり、まずはどんな準備をしなければならないかということをご案内していきます。メールマーケティングはなんとなくで始められるようなものではありません。そのような心得で始めてしまうと間違いなく失敗してしまいます。これから始める方はもちろんですが、既に実践されている方も始めた当時を振り返りながら参考にしていただければ幸いです。さあ、メールマーケティングを始めましょう！

まずしなければいけないことは作戦会議を開くことです。作戦会議を開くためには会議に参加するメンバーを招集しなければいけません。つまりメールマーケティングをプロジェクトとして立ち上げ、役割を明確にすることが必要なのです。プロジェクトとしては以下のようなスタッフを集める必要があります。

• ディレクター
  全体の統括をするチームリーダーとしてプロジェクトの企画と進行管理を行います。
• ライター
  配信するメール内の記事を書く人で、この業務は一番大変な部分なので出来れば複数の担当者を手配するべきです。
• コーディネーター
  作成した原稿の校正や配置、デザインなどを決めてメール本文を仕上げる担当者です。
• HTMLメール制作スタッフ
  HTMLメールを配信するならばその制作を行うスタッフがプロジェクトには必要です。
• 配信業務スタッフ
  実際の配信作業を行う担当者です。
• 効果検証、分析スタッフ
  配信結果のレポーティングを行い、効果検証や分析を行う担当者です。
• データ及びシステム管理スタッフ
  会員データのクリーニング、システムを導入しているならその管理を行う担当者です。
• 問い合わせ対応スタッフ
  会員からの問い合わせに対しその窓口となる担当者です。

これを見る限り、メールマーケティングを一人で実践することは不可能です。当社のメール配信業務においても実に10人近くのスタッフが携わっています。複数の役割を兼任したとしても最低4名以上のスタッフが欲しいところです。

さて、スタッフが集まったら作戦会議を開催し、まずはメールマーケティングの目的を明確にしたうえで具体的な目標を掲げなければいけません。例えば広く会員を収集するところから始めるならば会員数○○万人達成、コアなファンを醸成していきたいのであれば平均クリック率○○％以上とか、他にも会員の平均購読期間○○ヶ月、通算○○号のメールマガジンを発行するなどでも構いません。要は誰から見ても明らかにその成果や進捗を判断できる定量的な目標を決めるべきなのです。そこが明確になっていればどんなコンテンツをどれくらいの頻度で配信するかなど、具体的な運用がイメージできるようになっているはずです。

目標が明確になったら次は運用方法とスケジュールを検討します。実はここの部分がメールマーケティングを続けるためには非常に重要な部分で、無理な運用体制にしてしまうと間違いなく続けていくことが出来なくなりますので、十分余裕を持った運用計画を立てる必要があります。まずは運用フローの具体例を以下に記載します。

	ライターからあがってきた原稿をコーディネーターに集約する
	コーディネーターがメールコンテンツを取りまとめし、必要に応じHTMLメールの制作の手配を行う
	ディレクターによるコンテンツチェックを経て配信業務スタッフへ配信コンテンツを渡す
	配信業務スタッフはディレクターの指示に基づき、まず関係者にテスト配信を行い関係者全員で最終の確認を行う
	最終確認で問題がなければそれを最終原稿とし配信業務スタッフは本番配信の予約設定を行う
	配信予定時間にシステムなどから配信を開始

ここでは、それぞれの工程でミスが無いように、実務を行うスタッフ以外による二重チェックが出来る体制にすることと、次のスタッフに業務を引き継ぐ手順を明確にしておくことが重要です。手順の詳細をチェック表にして用意するのもお勧めです。

次にスケジュールですが、メール配信を行う頻度を決める際のポイントは企業側の視点で伝えたい情報のコンテンツを用意出来るかどうかではなく、会員に対してメリットを感じてもらえるコンテンツを用意することが出来るかという基準で検討するべきです。例えば株価情報のような日々伝えることが会員のメリットになる情報ならば毎日配信するべきでしょうし、読み応えのあるコラムのような類のコンテンツであれば月に1回でもよく、逆に頻度を上げると読み手側が疲れてしまうこともあります。また、スケジュールは最低でも6ヶ月先までは決めておくべきです。定常的に配信するメール以外にも何らかのイベントのタイミングでスポット的にメールを配信することも視野に入れてスケジュールを立てるようにします。当然、途中で見直しを行う必要はありますが、読み手側にもいつぐらいのタイミングでメールが配信されるかを覚えてもらい、楽しみの一つとしてもらうためにもあまり不定期に配信することはお勧めできません。コンテンツの内容も先々まで決めておき、各回の配信コンテンツに全体として連続性やストーリーを持たせる事でテレビの連続ドラマのような次に楽しみを残す工夫も出来ます。もし、突発的に伝えたいことが出てきたときは号外という形でスポット的に配信をしたらよいのです。

コンテンツの構成やデザインは読み手に与える印象、読みやすさの点において十分吟味しなければいけません。コンテンツの内容は毎回違ったものになりますが、全体的なデザインや構成は事前に決めておきます。定例での配信を行うのであれば○○ニュースとか○○メールマガジンといった名称も決めてしまいます。また、コンテンツの構成も目玉となるメインコンテンツ1点、サブコンテンツ2点など決めておき、それぞれのコンテンツのボリュームについても全体のバランスを考えて決めておくほうが良いでしょう。コンテンツ以外にもインデックスや編集後記、ヘッダー、フッターのデザインなど全体的な統一性を持たせることで、このメールは○○株式会社からのメールだと読み手にもすぐわかるようにします。それら全部を含め、コンテンツのボリュームをA4にして2枚程度までにおさえるように最終調整をすれば全体の構成は決まりです。ここまで来れば次はいよいよメール第1号の配信です！